Внедрение ЕRP: боли и желания заказчика на пути к полной автоматизации

  Почему порой возникают сложности с продажей ERP-систем на предприятия, заводы, фабрики? Почему, казалось бы, поначалу заинтересованный в комплексной автоматизации гендиректор или владелец компании вдруг дают задний ход и отказываются от внедрения ERP? И как бороться с возражениями в таком случае? Давайте поговорим сегодня об этом.

  «Применение ERP-систем значительно повышает качество управления организацией», «система легко настраивается под различные бизнес-процессы», «ERP-системы – это простота, прозрачность доступа ко всем данным» – всё это выдержки из многочисленных публикаций про ERP. Уже многие годы руководителям предприятий внедряется в умы, что ERP – это эффективно, просто, легко и, вообще, волшебно. С таким посылом к ним обращается не только пресса, но и приходят представители компаний-внедренцев, многие из которых (или даже все) любят расписывать златые горы и рисовать перспективы, как будет прекрасно идти бизнес, когда на предприятии будет функционировать система ERP. И да, всё так или примерно так и будет, но важный момент, который стоит честно обозначать клиенту – вначале предприятию придётся пройти через боль. И боль эта будет либо сильной, либо очень сильной. Потому что процесс внедрения ERP в реалиях российского бизнеса во многих случаях сравним с хирургической операцией-трансплантацией, а потом ещё и с длительной восстановительной терапией после неё: вначале следует отрезать всё, что плохо функционирует и мешает жизнеспособности организма, потом наладить процессы жизнедеятельности, внедрить высокотехнологичную систему, работающую как часы, и только после этого учиться жить с ней и эффективно ею пользоваться. 

Причины боли при подготовке к внедрению ERP

  Основная причина – бизнес ведётся «на бумажке», без выстроенных бизнес-процессов, как привыкли делать годами. Многое зависит от конкретных людей на местах, и, если человек вдруг увольняется или заболевает, система может разрушиться. Например, на складах предприятий (если склад не автоматизирован) часто бывают работники, которые просто на память знают, где у них что «положено», и без присутствия такого ответственного лица никто никогда ничего не найдёт на этом складе, или поиск чего-либо нужного займёт очень много времени и нервов.  

  И вот ещё 3 дополнительные причины, которые, как правило, вытекают из основной:

  1. Не всегда технологические процессы производства чётко прописаны на предприятиях до всех мельчайших деталей. Поэтому при автоматизации производственных процессов придётся дорабатывать описания всего, чего пока нет, – прописывать подробно составляющие всех изделий и продумывать всё то, что раньше как-то пускалось на самотёк. Например, определить, как процесс производства какого-то крупного агрегата будет разворачиваться по всем необходимым этапам производства, по полуфабрикатам и по дням, сколько времени должно уходить на изготовление всех составляющих, из которых в итоге сложится готовое изделие. Именно такой подробный описательный и хорошо обдуманный процесс позволит эффективно автоматизировать с помощью ERP процессы производственного планирования и самого производства.

  Если раньше можно было работать на производстве примерно, приблизительно, то автоматизация требует чёткости технологической цепочки – и создание такой корректной подробной схемы для ряда руководителей настоящая боль.

  2. Трудовые ресурсы – острая проблема. Одни сотрудники не могут работать по-новому в силу невысокого профессионализма, в силу возраста, психологических причин, а другие откровенно не хотят и даже противодействуют. Человек, как правило, склонен к устойчивости, к сохранению привычной зоны комфорта, даже если это не очень комфортный комфорт, но вот он такой, какой есть. И все те внедренцы, цифровые трансформаторы, кто приходит на предприятие и стремится многое на нём поменять, воспринимаются как откровенные враги. И если эта точка зрения доносится до инициатора автоматизации (например, до гендиректора или владельца завода) со стороны его приближённых, которым он доверяет, то легче руководителю бывает отказаться от внедрения ERP, чем начинать революцию против работников собственного предприятия. Потому что войны, интриги, подковёрные игры – это сильная боль. 

  3. Отсутствие корректно прописанных (а не формально) должностных обязанностей и чётко обозначенных трудовых процессов. Когда руководитель предприятия хочет разделить по технологическим операциям, что нужно сделать, сколько норма-часов будет затрачено, с возможностью внесения в систему ERP исполнителей, чтобы можно было посмотреть, кто «накосячил», либо кто так хорошо делает тот или иной продукт, то большая ответственность ложится на отдел управления персоналом, и для некоторых HR-менеджеров это сродни боли.

  Из-за этих очень часто распространённых «причин боли» гендиректор или владелец предприятия вдруг осознаёт на собственном опыте, что, может быть, внедрение ERP и принесёт ему много преференций, но где-то там в отдалённой перспективе, и отказывается от этого своего решения. Поскольку сейчас он не готов тратить много сил, энергии, нервов, чтобы налаживать бизнес-процессы, при этом осознавать свои ошибки и упущения – ведь всё это очень больно, а ему обещали, что будет легко и просто. 

  Как же быть в этом случае с внедрением ERP? Как бороться с возражениями заказчиков? Как помогать им преодолевать боль?

«Через тернии к звёздам», или что на самом деле хочет бизнес от внедрения ERP

  Давайте начнём с того, что при общении с руководителями компаний-заказчиков будем честны, не будем им обещать, что автоматизация – это «легко и просто», а вместе с ними будем нацеливаться на серьёзную работу, которая потребует налаживания или выстраивания почти с нуля всех необходимых бизнес-процессов на предприятии. В противном случае, заказчики, поддавшиеся уговорам и поверившие, что счастье совсем близко, и при внедрении ERP при нажатии всего одной кнопки они будут видеть массу полезных аналитических отчётов, согласятся на предпроектные работы, но уже скоро неминуемо столкнутся с болью, о которой мы выше подробно рассказали, и откажутся от продолжения. Т.е. очень важно изначально проговаривать, что автоматизация системы управления предприятием потребует эту самую систему серьёзно доработать.

  При этом отсутствие выстроенных бизнес-процессов и так каждый день приносит директору предприятия боль, о которой он знает, и вот об этом и надо говорить с ним на его языке – о том, что боль его надо лечить, иначе она приведёт к последствиям плачевным. И да, иногда врач вынужден причинять некоторую боль пациенту, но с благой целью, чтобы тот пошёл на поправку и окреп. Также действуют и бизнес-консультанты, настраивающие бизнес-процессы предприятия, а потом только внедряющие ERP.

Что же важно руководителю предприятия получить от внедрения ERP?

  Безусловно, у каждого директора будут свои потребности в зависимости от специфики бизнеса, но можно выделить 5 основных, так сказать, общих желаний всех руководителей:

   1. Управлять себестоимостью своей продукции и формировать справедливую продажную цену, чтобы не продавать продукцию в ноль или убыток, а только с прибылью.

Как сказал мне один директор завода, «понятие стоимости нам нужно для осознания собственной рентабельности, потому что, чаще всего, о цене изделия мы договариваемся заранее, и у нас есть клиенты, которым мы должны отгрузить нашу продукцию через 6-10 месяцев по уже определенной цене, но самое интересное, что сейчас у нас этого изделия нет, и мы не знаем, какая у него будет себестоимость на тот момент, заработаем мы или прогорим по цене». И если вы сможете помочь директору решить эту его настоящую боль с помощью внедрения ERP, он готов будет и менять свои бизнес-процессы, и идти навстречу автоматизации.

   2. Минимизировать убытки, для чего необходимо организовать оптимальное заполнение трудовых и материальных ресурсов. Ни один руководитель не хочет, чтобы его трудовые ресурсы простаивали из-за нехватки комплектующих или из-за задержки поставок, поскольку зарплату всё равно приходится работникам платить. Директора стремятся к равномерной загрузке персонала, не должно быть, что всю неделю на производстве аврал, а потом две недели простой. «Я хочу оперативно знать с помощью автоматизации, сколько часов работают мои работники, и сколько они зарабатывают, потому что количество времени, затрачиваемое только на расчёт заработной платы у моих мастеров занимает 2-3 дня!» – вот реальная боль одного из директоров предприятий.

   Система ERP позволяет разобраться с этой проблемой – корректно распределять сотрудников по участкам, чтобы они не стояли и не ждали работы, сразу рассчитывать их норма-часы, и эффективно планировать поступление материальных ресурсов на производство. Всё это определяет производственную мощность предприятия, которую можно планомерно повышать. 

   3. Эффективно планировать производственные процессы. Руководителям предприятий важно знать и понимать, когда и какой участок должен делать тот или иной полуфабрикат либо какой-то производственный этап. Зная это, они могут планировать процессы производства, понимать, что нужно закупить, а что на предприятии могут изготовить самостоятельно, соблюдать сроки исполнения изделий и производственный график. ERP – это сокращение на английском языке фразы Enterprise Resource Planning, что переводится как планирование ресурсов предприятия, т. е. в этом ERP-система, безусловно, может помочь. 

   4. Планировать заказы и иметь возможность их грамотно перепланировать при необходимости. Как показывает практика, перепланирование на производствах бывает – даже за один день информация может меняться по 2-3 раза. Директору важно знать, при каких вариантах возможно будет перепланирование и каким образом наиболее эффективно его сделать. Разбираться с этим вручную сложно, долго, и не всегда приходят на ум правильные управленческие решения. Если же ERP-система помогает всё это видеть, выдаёт аналитические отчёты и позволяет директору принимать грамотные эффективные управленческие решения, то боль руководителя снимается.

   5. Управлять работой с поставщиками, закупками и закупочными ценами, которые бы не выходили за плановую калькуляцию. Директоров часто волнует вопрос, по какой причине плановая цена поднялась? Это конкретный поставщик поднял, или, например, это цена на металл на всём рынке выросла? Повышение закупочных цен – это халатность или злой умысел конкретного сотрудника на его предприятии? Директора должны и желают всё это понимать, чтобы делать выводы – менять поставщика, своего работника или увеличивать закупочную цену? Также они хотят мотивировать своих сотрудников, занимающихся закупками, ставить им задачу – чем ниже закупочная цена, тем выше премия. Отслеживать закупочные цены в оперативном режиме позволяет автоматизация, как только в систему вносится цена выше плановой калькуляции, это сразу отмечается в программе, и вопрос с поставщиком можно решать оперативно.

  Вот эти 5 основных желаний руководителей предприятий, которые постоянно им приносят боль при ежедневной ручной работе. Автоматизация с внедрением ERP-систем позволяет наладить все эти процессы и выполнить пожелания руководителя. Этот путь не лёгкий, с болью, но в итоге он, действительно, приведёт компанию к повышению производительности, увеличению рентабельности, сделав её конкурентоспособной и прибыльной.  И это уже не боль, а радость – как говорят, «через тернии к звёздам».