Как производитель медицинских изделий подготовил учет к внедрению 1С:ERP
НазадУчет в Excel и ручная обработка данных мешали росту. Первый этап внедрения 1С:ERP сократил ручные операции на 60% и заложил основу для развития
Задача и причина
Задача
Подготовить учетную систему к внедрению ERP за счет устранения разрывов в регламентированном учете.
Для этого требовалось:
- отказаться от ведения налогового учета в Excel;
- объединить разрозненные учетные контуры;
- сократить объем ручных операций;
- автоматизировать взаиморасчеты и обработку документов;
- перенести расчет себестоимости в систему;
- выстроить корректный учет НИОКР.
Причина
Существующая модель учета перестала соответствовать задачам бизнеса.
Компания работала в нескольких системах, данные не синхронизировались, а часть расчетов велась вне системы. В результате:
- не было единого источника данных;
- закрытие периода занимало до 10 рабочих дней;
- взаиморасчеты требовали ручной сверки;
- более 2 000 документов в месяц обрабатывались вручную;
- себестоимость рассчитывалась вне системы;
- учет НИОКР велся частично вручную.
В таких условиях внедрение ERP не решало бы проблему, а переносило бы ее в новую систему.
Решение
Проект был реализован как первая очередь внедрения ERP — с фокусом на регламентированный учет.
Выравнивание учетной модели
На старте команда проекта провела анализ текущих процессов и выявила расхождения в логике учета.
Были зафиксированы единые правила отражения операций и сформирована базовая учетная модель.
Очистка и перенос данных из Excel
Данные, накопленные в Excel, требовали предварительной подготовки.
Команда проекта:
- провела очистку и структурирование данных;
- устранила дубли и ошибки;
- подготовила и загрузила данные в систему;
- выполнила настройку учетных механизмов;
- обучила сотрудников работе в новой модели учета.
Формирование единого контура учета
В рамках первой очереди были реализованы ключевые изменения:
- налоговый учет переведен в систему;
- автоматизированы взаиморасчеты с поставщиками;
- настроена обработка первичных документов;
- цифровизированы подотчетные процессы;
- расчет себестоимости перенесен в систему.
Все процессы были объединены в единый учетный контур.
Автоматизация взаиморасчетов
Команда настроила прямой обмен с банками и подключила электронный документооборот.
Дополнительно были внедрены правила заполнения платежных документов и настроены алгоритмы сопоставления.
Это позволило существенно сократить объем ручной сверки.
Автоматизация обработки документов
В системе внедрено распознавание первичных документов.
Команда адаптировала шаблоны под типовые документы поставщиков и настроила контроль корректности данных.
В результате сократился объем ручного ввода и ускорилась обработка документов.
Перенос расчета себестоимости
Ресурсные спецификации были загружены из Excel в систему.
Расчет себестоимости стал выполняться автоматически и использоваться в учете.
Настройка учета НИОКР
Отдельное внимание было уделено учету НИОКР.
Команда проекта:
- настроила учет затрат по проектам;
- реализовала механизмы распределения расходов;
- обеспечила формирование данных для отчетности.
Это позволило перевести учет НИОКР в системный формат и повысить прозрачность затрат.
Результат 
По итогам проекта:
- более 60% операций переведены в автоматический режим;
- до 80% платежей сопоставляются автоматически;
- время обработки документов сокращено в 2 раза;
- срок закрытия периода сокращен с 10 до 5 рабочих дней;
- количество ошибок снижено на 50%;
- налоговый учет полностью перенесен из Excel в систему;
- расчет себестоимости выполняется в системе;
- учет НИОКР переведен в системный формат.
Почему это первый этап внедрения ERP
Реализованный проект стал основой для дальнейшей цифровизации.
После наведения порядка в регламентированном учете компания получила:
- единый контур данных;
- автоматизированные базовые процессы;
- достоверную себестоимость;
- прозрачные взаиморасчеты.
Это позволяет перейти к следующему этапу:
- внедрению управленческого учета;
- развитию казначейских функций;
- планированию производства;
- управлению закупками и продажами.
Вывод
Внедрение ERP начинается не с выбора системы, а с подготовки учетной базы.
Если данные разрознены, а ключевые процессы выполняются вручную, система не обеспечивает управляемость бизнеса.
Практика проекта показала, что в данном случае наиболее эффективным оказался поэтапный подход: сначала выстраивание регламентированного учета, формирование единого контура данных и автоматизация базовых операций, а затем — развитие управленческого учета и автоматизация бизнес-процессов.
При этом универсального сценария не существует: оптимальная последовательность внедрения определяется исходным состоянием учета, уровнем зрелости процессов и задачами бизнеса.
ссылка на публикацию companies.rbc.ru
Обсудить
проект
Расскажите о своей проблеме.
Мы предложим лучшее решение и сориентируем по срокам и стоимости.