8-800-444-51-46

От ручного управления к цифровому. Как увеличить прибыль предприятия в три раза за счет изменения бизнес-процессов продаж и закупок

Назад

Как перестроить бизнес-процессы в крупной торговой компании, чтобы в три раза увеличить ее годовую прибыль? Как улучшить взаимодействие с клиентами, получить заметное конкурентное преимущество и при этом сократить затраты? В статье представлен опыт реинжиниринга и автоматизации ключевых бизнес-процессов компании «Кормовит», ведущего российского поставщика кормовых добавок для животных и птиц. В финале ежегодного конкурса «BPM-проект года 2022» этот кейс получил награду в номинации «Самый результативный проект».

 

ПРЕДПОСЫЛКИ К ЦИФРОВОЙ ТРАНСФОРМАЦИИ

 

Последние несколько лет компания «Кормовит» активно развивалась: расширяла ассортимент и направления работы, что, в свою очередь, привело к увеличению количества бизнес-партнеров и клиентской базы. Однако такой интенсивный рост имел и обратную сторону медали.

  • Сложности в работе с клиентами. Увеличилась нагрузка на менеджеров по продажам, из-за чего не все обращения в компанию заканчивались успешной сделкой. Например, из-за своей загруженности менеджеры могли не дать вовремя ответ заказчику, который уходил к более оперативным конкурентам. Кроме того, высокая загруженность сотрудников негативно повлияла на товарооборот. Не всегда контролировались сроки оплаты за зарезервированные товары – в итоге неоплаченные заказы могли надолго зависнуть в системе, и товары невозможно было продать другим клиентам.
  •  Трудности с формированием коммерческих предложений для клиентов. Увеличение количества контрактов от поставщиков и товаропотока привело к тому, что в оперативном режиме стало трудно контролировать формирование коммерческих предложений. Поставщики периодически повышали цены на тот или иной товар, но при закупках огромных партий в «Кормовите» могли узнавать об этом лишь тогда, когда товар был на складе. Далее по цепочке информация о новой цене передавалась в бухгалтерию, затем руководству. Такие задержки при пересмотре цен негативно сказывались на отношениях с клиентами и прибыли предприятия. 

Такие проблемы побудили руководство компании инициировать проект по увеличению прибыли за счет повышения эффективности бизнес-процессов продаж и закупок.  Перед командой проекта стояло несколько задач:

  • навести порядок в работе компании;
  • перестроить неэффективные процессы;
  • провести их регламентацию и автоматизацию. 

Помощь в реализации этих бизнес-задач оказали консультанты группы компаний «Формула».

 

ВНАЧАЛЕ БЫЛА МОДЕЛЬ

 

Реинжиниринг процессов в «Кормовите» проходил по классической методологии: с самого начала команда проекта тщательно моделировала планируемые изменения в компании, чтобы обеспечить их непротиворечивость при внедрении в реальной жизни. Так, за время реализации проекта с помощью системы Business Studio было описано около 30  основных бизнес-процессов , была спроектирована обновленная организационная структура компании. 

Модели бизнес-процессов формировались после проведения интервью с руководителями компании. В ходе таких бесед определялись требования к процессам, обсуждались рекомендации по оптимизации, затем бизнес-модели в формате «как должно быть» отображались в графическом виде. Именно в таком формате бизнес-процессы легче всего воспринимать и проще согласовывать. Наглядность представления процессов позволяет обеим сторонам понять, что и пользователи, и аналитики говорят об одном и том же и могут прийти к согласованию бизнес-процесса. 

В результате еще на старте будущих изменений топ-менеджеры получили детальный проект «новой реальности» компании:

  • что в бизнес-процессах стоит поменять;
  • какие сотрудники участвуют в том или ином процессе;
  • какие документы на каком этапе появляются;
  • кто с кем коммуницирует.

Представления о проводимых изменениях в виде схем были доведены до каждого отдела и сотрудника компании, новые регламенты, сформированные на основе утвержденных моделей процессов, подробно разъясняли, как теперь стоит поступать в той или иной ситуации. Например, в регламенте «Условия отгрузки» четко прописано, какие условия должен выполнить менеджер при отработке заявки, чтобы отправить ее на согласование или поставить в план отгрузок. Таким образом, благодаря стандартизации и регламентации процессов сотрудники получили четкое представление об устройстве работы компании, бизнес-правилах, своих полномочиях и зонах ответственности.

 

РЕАЛИЗАЦИЯ ИЗМЕНЕНИЙ

 

Далее остановимся подробнее на том, как были решены три важнейшие бизнес-задачи, поставленные перед командой проекта.

 

1. Бизнес-задача: расширить клиентскую базу, увеличить продажи новых групп товаров и при этом снизить издержки на работу с заказчиками.

 

Чтобы достичь поставленной цели, было принято решение максимально автоматизировать работу с клиентами – юридическими лицами с помощью создания системы личных кабинетов. Такой способ взаимодействия делает процесс заказа более удобным для клиента. Кроме того, личный кабинет обеспечивает прозрачность выбора товаров и позволяет покупателям отслеживать процесс доставки в онлайн-режиме. 

Потенциальные клиенты, зарегистрировавшиеся в личном кабинете, становились почти в 100% случаев реальными клиентами – их подкупала полнота и оперативность информации о продуктах компании, условиях реализации и совершенных заказах. 

 

 

Также личные кабинеты для юридических лиц способствовали увеличению продаж за счет появления рекомендаций по дополнительным товарам в момент заказа. Благодаря такому информированию заказчик может ознакомиться с новыми позициями, их стоимостью и при желании добавить рекомендуемый товар в свою корзину. 

 
То, что удобно клиенту, позитивно влияет на рост выручки компании
 

Важно отметить, что интерфейс личных кабинетов должен быть интуитивно понятен, не должен предполагать обучения по работе с ним. А при возникновении любых вопросов должна существовать обратная связь. Так, в личном кабинете клиента «Кормовита» есть чат, где он может оперативно получить консультацию специалиста компании.  Доступ в личный кабинет клиент получает после заключения договора с компанией «Кормовит». Этот бизнес-процесс перед внедрением также был смоделирован и согласован со всеми заинтересованными сторонами.

Согласование договоров с покупателями.jpg

Бизнес-процесс оформления договорных отношений с заказчиком описывает и регламентирует все возможные варианты развития событий – от обращения потенциального клиента в компанию до момента, когда ему дают доступ в личный кабинет. Этот сценарий был формализован в графическом виде – последовательная цепочка выполнения определенных действий и наступления событий, при которых бизнес-процесс заключения договора завершается успешно, либо предусмотрены ситуации, когда необходима корректировка процесса по оформлению договорных условий.

 

2. Бизнес-задача: устранить убытки, которые возникают при длительном резервировании товаров с ограниченными сроками годности, улучшить процесс резервирования товара, регламентировать сроки оплаты и резерва.

 

Анализ процесса резервирования товаров в компании «Кормовит» показал, что периодически возникают следующие проблемы:

  • менеджеры резервируют товар для клиента, но не всегда при отмене резервирования или отсутствии предоплаты контролируют снятие резерва – в таких случаях заказ не может быть выполнен, при этом зарезервированный товар нельзя продать другим клиентам, и компания теряет прибыль;
  • задержки доставки из-за бесконтрольного резервирования и невыполнения условий по постановке заказов в план отгрузок. Это привело к тому, что одно из конкурентных преимуществ компании – большой ассортимент дефицитных для России товаров – нивелировалось негативом из-за несвоевременных поставок клиентам; стихийный характер отгрузки товара – не было никаких регламентов, которые устанавливали бы определенные  сроки  этой процедуры;
  • отсутствие контроля работы с группой  товаров с ограниченным сроком годности . Нарушение сроков реализации такого товара приводит к порче продукции и прямым убыткам компании. 

Команда проекта проанализировала эти проблемы и спроектировала бизнес-процесс резервирования товаров «как должно быть». Были введены четкие бизнес-правила – сроки, рамки для контроля. Кроме того, процесс был автоматизирован, что позволило устранить человеческий фактор. Как итог: с помощью автоматизации и личных кабинетов клиентов теперь резерв автоматически снимается в программе, если в течение пяти дней не получена оплата по заказу. 

Корректировка резерва товара.jpg

В результате изменения регламента бизнес-процесса резервирования  товаров  в компании «Кормовит» были максимально снижены убытки из-за порчи товара, задержек с его доставкой и бесконтрольного неоплаченного резервирования. Процесс был автоматизирован специалистами ГК «Формула» с помощью программы «1С: Комплексная автоматизация».

 

3. Бизнес-задача: улучшить процессы планирования закупки товаров и формирования коммерческих предложений, чтобы повысить рентабельность работы. 

 

Руководство «Кормовита» также поставило задачу обеспечить оперативный контроль над рентабельностью всех наименований своих товаров и в автоматизированном режиме управлять процессами закупок и реализации. 

В качестве решения был внедрен регламент процесса закупки товаров, который предусматривает контроль цен закупки у поставщиков, а также сравнение с  ценами конкурентов 

Был спроектирован бизнес-процесс по формированию коммерческих предложений, согласно которому менеджеры по закупкам должны регулярно осуществлять регламентный запрос к поставщику и оперативно фиксировать новые цены в своей системе. Также специалисты ГК «Формула» реализовали автоматизированный обмен между системами «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Бухгалтерия», благодаря чему менеджеры получили возможность контролировать рентабельность каждого наименования товара, его себестоимость, цену реализации и текущую рентабельность как за месяц, так и в разрезе дней. 

Подготовка КП.jpg

В итоге если раньше у сотрудников компании не было четкого понимания, как оперативно осуществлять процесс формирования прайс-листа, то сейчас есть регламент, благодаря которому цены всегда актуальны. Теперь менеджеры компании могут рассчитать новые цены по той партии, которая еще только в пути к ним. Чтобы обеспечить это требование, был разработан специальный бизнес-процесс, в котором коммерческий директор, продакт-менеджер и генеральный директор согласовывают в определенном порядке цены на свои товары. 

 

СЛОЖНОСТИ ПРИ ВНЕДРЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ

 

Остановимся подробнее на трудностях, с которыми предстояло столкнуться команде проекта при внедрении новых процессов и их автоматизации.

Работа по автоматизации бизнес-процессов началась с создания демомодели в автоматизированной системе управления и проверки ее в опытной эксплуатации, когда пользователи уже взаимодействуют друг с другом согласно новым правилам работы.

На этом этапе возникли трудности, связанные с адаптацией персонала компании к новой системе работы – далеко не все сотрудники поначалу были готовы к изменениям. Как же эффективно запустить этот процесс, чтобы персонал его не саботировал?

 

ВОВЛЕЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ В ПРОЕКТ ИЗМЕНЕНИЙ. КЛЮЧЕВЫЕ МОМЕНТЫ ИЗ ОПЫТА.

 

1. Поддержка руководства. 

Главным условием для успешной реализации проекта была заинтересованность руководства компании «Кормовит» в процессе изменения бизнес-процессов.

2. Точечная работа с лидерами мнений.

На первых этапах сотрудники объясняли свою занятость текущей работой. Им было некогда участвовать в обучающих онлайн- или офлайн-мероприятиях – когда могут одни, не могут другие. Трудно было собрать группу в подходящее всем время. 

Практика показала, что пока 15-20%  активных сотрудников  в коллективе не начали погружаться в обучение, мотивировать всех остальных перейти «на новые рельсы» было трудно. 

Чтобы вовлечь в процесс изменений наиболее активных сотрудников, нужно разговаривать с ними, психологически готовить к тому, что им будет удобнее работать в системе. Далее они вовлекут всех остальных.

3. Индивидуальное обучение.

Обучение проводили не в группах, а индивидуально и в удобное каждому сотруднику время с помощью записи обучающих видеороликов. Для этого консультанты создали видеотеку роликов по каждому новому бизнес-процессу – они записали ролики, озвучивая обучающий текст и показывая запись экрана: какие кнопки нажимать, как формировать в программе отчеты и пр. Для просмотра видеоролика и заполнения протокола сотрудникам выделялось две недели.

4. Гибкий контроль знаний.

Для контроля полученных знаний о новых процессах были подготовлены анкеты, которые каждый пользователь должен был заполнить после просмотра роликов согласно его функциональным обязанностям, а также дать обратную связь. Если возникал вопрос, то с сотрудником созванивался специалист ГК «Формула», чтобы провести дополнительные разъяснения.

 

ИТОГИ ПРОЕКТА

 

С 2019 по 2021 год в результате изменения регламентации и автоматизации бизнес-процессов продаж и закупок годовая прибыль компании «Кормовит» выросла в три раза – с 70 до 210 млн рублей. При этом значительный прирост выручки произошел не за счет  набора сотрудников в отделе продаж , а за счет улучшения эффективности управления бизнес-процессами и принимаемых руководством компании решений на основе информации в автоматизированной системе управления.

Рост прибыли.jpg

В компании улучшились финансовое планирование и контроль. Теперь благодаря внедрению актуального ПО автоматически создается финансовый план на заданный период времени. Это позволяет контролировать сроки оплаты от покупателей и поставщикам. 

За счет пересмотра и автоматизации бизнес-процесса резервирования товаров, введения регламентов по срокам и рамкам контроля сотрудники получили возможность управлять рентабельностью всех наименований товаров в «Кормовите». Способствовала этому и автоматизация управления процессами закупок и реализации.

Внедрение личных кабинетов и автоматизация процедуры управления заказами привели:

  • к заметному сокращению трудозатрат  менеджеров ;
  • к упрощению взаимодействия с  логистическими компаниями ;
  • к повышению комфорта клиентов. Теперь у них есть возможность отслеживать статус своих заказов в онлайн-режиме и заказывать доставку на доступное в системе время;
  • к сокращению времени на оформление документов. Этому способствовала интеграция новых бизнес-процессов в систему компании.

Все это вылилось в создание удобного онлайн-сервиса, который не только сделал работу сотрудников, партнеров и клиентов проще, но и стал новым конкурентным преимуществом «Кормовита». 

 

ссылка на публикацию kachestvo.pro

От ручного управления к цифровому. Как увеличить прибыль предприятия в три раза за счет изменения бизнес-процессов продаж и закупок
Назад

Обсудить
проект

Расскажите о своей проблеме.
Мы предложим лучшее решение и сориентируем по срокам и стоимости.

Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных

Настоящая Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных (далее – Политика конфиденциальности) действует в отношении всей информации, которую данный сайт, где размещен текст этой Политики конфиденциальности, может получить о Пользователе.

1. Определение терминов

1.1. В настоящей Политике конфиденциальности используются следующие термины:

1.1.1. «Администрация сайта» – уполномоченные сотрудники на управление сайтом, действующие от его имени, которые организуют и (или) осуществляет обработку персональных данных, а также определяют цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

1.1.2. «Персональные данные» — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к субъекту персональных данных.

1.1.3. «Обработка персональных данных» — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

1.1.4. «Конфиденциальность персональных данных» — обязательное для соблюдения Администрацией сайта требование не допускать их умышленного распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания.

1.1.5. «Пользователь сайта (далее Пользователь)» – лицо, имеющее доступ к сайту, посредством сети Интернет и использующее данный сайт для своих целей.

1.1.6. «Cookies» — небольшой фрагмент данных, отправленный веб-сервером и хранимый на компьютере пользователя, который веб-клиент или веб-браузер каждый раз пересылает веб-серверу в HTTP-запросе при попытке открыть страницу соответствующего сайта.

1.1.7. «IP-адрес» — уникальный сетевой адрес узла в компьютерной сети, построенной по протоколу IP.

2. Общие положения

2.1. Использование Пользователем сайта (gcformula.ru) означает согласие с настоящей Политикой конфиденциальности и условиями обработки персональных данных Пользователя.

2.2. В случае несогласия с условиями Политики конфиденциальности Пользователь должен прекратить использование сайта.

2.3. Настоящая Политика конфиденциальности применяется только к данному сайту. Администрация сайта не контролирует и не несет ответственность за сайты третьих лиц, на которые Пользователь может перейти по ссылкам, доступным на данном сайте.

2.4. Администрация сайта не проверяет достоверность персональных данных, предоставляемых Пользователем сайта.

3. Предмет политики конфиденциальности

3.1. Настоящая Политика конфиденциальности устанавливает обязательства Администрации сайта по неразглашению персональных данных, которые Пользователь предоставляет по разнообразным запросам Администрации сайта.

3.2. Персональные данные, разрешённые к обработке в рамках настоящей Политики конфиденциальности, предоставляются Пользователем путём заполнения специальных форм на сайте.

3.3. Администрация сайта также принимает усилия по защите Персональных данных, которые автоматически собираются в процессе посещения страниц сайта с помощью технических средств:

3.3.1. Отключение cookies может повлечь невозможность доступа к сайту.

3.3.2. Сайт осуществляет сбор статистики об IP-адресах своих посетителей. Данная информация используется с целью выявления и решения технических проблем, для контроля корректности проводимых операций.

3.4. Любая иная персональная информация неоговоренная выше (история, используемые браузеры и операционные системы и т.д.) не подлежат умышленному разглашению, за исключением случаев, предусмотренных в п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики конфиденциальности.

4. Цели сбора персональной информации пользователя

4.1. Персональные данные Пользователя Администрация сайта может использовать в целях:

4.1.1 Повышение качества продукции, представленной на сайте.

4.1.2. Идентификации Пользователя, зарегистрированного на сайте, для предоставления интересующей информации об услугах и продуктах.

4.1.3. Установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования сайта, оказания услуг, обработки запросов и заявок от Пользователя.

4.1.4. Предоставления Пользователю эффективной клиентской и технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием сайта.

4.1.5. Осуществления рекламной деятельности с согласия Пользователя.

4.1.6. Предоставления доступа Пользователю на сторонние сайты или сервисы партнеров данного сайта с целью получения их предложений, обновлений или услуг.

5. Способы и сроки обработки персональной информации

5.1. Обработка персональных данных Пользователя осуществляется без ограничения срока, любым законным способом, в том числе в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

5.2. Пользователь соглашается с тем, что Администрация сайта вправе передавать персональные данные третьим лицам, в частности, курьерским службам, организациями почтовой связи, операторам электросвязи, исключительно в целях выполнения заявок Пользователя, оформленных на сайте.

5.3. Персональные данные Пользователя могут быть переданы уполномоченным органам государственной власти только по основаниям и в порядке, установленным действующим законодательством.

5.4. В случаях, если Вы как субъект персональных данных хотите узнать, какими персональными данными о Вас располагает администрация сайта, либо дополнить, справить, обезличить или удалить любые неполные, неточные или устаревшие персональные данные, либо хотите прекратить обработку Ваших персональных данных, либо имеете другие законные требования, Вы можете в должном порядке и в соответствии с действующим законодательством РФ реализовать такое право, обратившись к ответственным лицам, указанным в контактах.

6. Обязательства сторон

6.1. Пользователь обязуется:

6.1.1. Предоставлять достаточную, достоверную информацию о персональных данных, необходимую для уточнения информации по интересующему вопросу.

6.2. Администрация сайта обязуется:

6.2.1. Не разглашать персональных данных Пользователя, за исключением п.п. 5.2. и 5.3. настоящей Политики Конфиденциальности.

6.2.2. Принимать общепринятые меры предосторожности для обеспечения защиты конфиденциальности персональных данных Пользователя согласно порядку, обычно используемого для защиты такого рода информации от потери, искажения и несанкционированного распространения.

6.2.3. Осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему Пользователю, с момента обращения или запроса Пользователя, или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных на период проверки, в случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий.

7. Ответственность сторон

7.1. Администрация сайта несёт ответственность за умышленное разглашение Персональных данных Пользователя в соответствии с действующим законодательством, за исключением случаев, предусмотренных п.п. 5.2., 5.3. и 7.2. настоящей Политики Конфиденциальности.

7.2. В случае утраты или разглашения Персональных данных Администрация сайта не несёт ответственность, если данная конфиденциальная информация:

7.2.1. Стала публичным достоянием до её утраты или разглашения.

7.2.2. Была получена от третьей стороны до момента её получения Администрацией сайта.

7.2.3. Была получена третьими лицами путем несанкционированного доступа к файлам сайта.

7.2.4. Была разглашена с согласия Пользователя.

7.3. Пользователь несет ответственность за правомерность, корректность и правдивость предоставленной Персональных данных в соответствии с действующим законодательством.

8. Дополнительные условия

8.1. Администрация сайта вправе вносить изменения в настоящую Политику конфиденциальности без согласия Пользователя.

8.2. Новая Политика конфиденциальности вступает в силу с момента ее размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики конфиденциальности.